Mejora de procesos administrativos

Es habitual que las empresas en crecimiento tengan procesos que funcionaban en el pasado pero que ya no se adecúen al nuevo tamaño o complejidad de la organización.

Por ejemplo, una start up puede utilizar un sistema de información contable web básico -o directamente lleva su contabilidad en planillas Excel- y para comenzar funciona, pero a medida que crece la cantidad de transacciones la administración se convierte en un caos.  Otro caso frecuente son las empresas donde el dueño -o alguien de su confianza- controla todas las entradas y salidas de dinero, y cuando el negocio ese circuito empieza a ser difícil de manejar y de controlar.

Los procesos administrativos (a) cumplen un rol de control, (b) son necesarios para cumplir con obligaciones fiscales y regulatorias, y (c) son clave para la generación de información de gestión.

Algunos ejemplos de las funciones de control de un proceso administrativo:

• Por los procesos de tesorería pasan todos los pagos y cobros de la organización y es clave asegurarse que los fondos sean correctamente direccionados.
• Si no lleva un registro histórico prolijo de los vencimientos de las facturas de clientes es posible que se disparen los índices de morosidad y esto termine generando problemas de caja.
• En una economía inflacionaria si no se lleva un adecuado control sobre la evolución de las listas de precios de proveedores se corre el riesgo de convalidar aumentos no previstos o de no trasladar el aumento de costos a clientes.  

También podemos encontrar ejemplos donde los procesos administrativos son clave para generar la información necesaria para tomar decisiones:

• un buen proceso de compras y contabilidad permite -sin mucho esfuerzo- tener información completa y oportuna de costos de cada producto o línea de servicio. Esta información es clave para tomar decisiones de precios, promociones, alta y baja de productos, entre muchas otras decisiones comerciales y de producción.
• Si se tiene bien organizada la información de facturación y ventas se pueden hacer análisis sobre qué productos son los más vendidos, qué productos aportar mayor parte del margen, qué productos hay que analizar discontinuar (porque rotan poco o generan mucha merma o porque margina mal), qué promociones resultaron efectivas, entre muchas otras decisiones que afectan a la venta.

Estos ejemplos no son taxativos. Cada negocio tiene problemas y procesos específicos. Si quiere conocer como podemos ayudarle, contáctese con nosotros.

El primer paso es ayudar a nuestros clientes a identificar cuáles son los mejores procesos para rediseñar. Para esto nos entrevistamos con la gerencia y tratamos de identificar los procesos con problemas, estimamos el impacto en el negocio de introducir mejoras y cuantificamos el esfuerzo del rediseño. Con todos estos elementos hacemos una recomendación sobre cuáles son los mejores procesos "candidatos".

Una vez identificado el proceso a repensar, recorremos el proceso con quienes lo ejecutan a diario para poder entenderlo a detalle y para poder documentarlo. Se identifican los puntos de falla y se piensan alternativas para mejorar el proceso.

Una vez diseñada la solución que equilibre la eficacia del proceso, el esfuerzo en el rediseño y el presupuesto disponible, los acompañamos en la implementación de la mejora.

Si quiere conocer más sobre cómo trabajos y si como podemos ayudarle, no dude en contactarse con nosotros.